ObecníMapa · osobní údaje

Ochrana osobních údajů

Verze 1.0 · Schváleno provozovatelem 29. 10. 2026

1. Provozovatel a rozsah služby

E-mail: info@obecnimapa.cz.

Služba je v této verzi určena výhradně obcím a městům České republiky. Tato informace rozlišuje vlastní zpracování TOMBiT a zpracování obecních dat podle pokynů zákazníka. Neřeší budoucí jiné zákazníky.

2. Kdy je TOMBiT správcem a kdy zpracovatelem

• TOMBiT jako správce: vlastní správa zákaznického vztahu a účtů, ověření oprávnění žadatelů, objednávky a fakturace, bezpečnost a provoz služby, řešení vlastních právních povinností a nároků.
• Obec jako správce, TOMBiT jako zpracovatel: osobní údaje, které obec vloží do majetkových evidencí, vlastnictví parcel, poznámek, dokumentů, fotografií, úkolů, provozního deníku, údržby a pracovních balíčků. Obec určuje účely, právní důvody, obsah a oprávněné příjemce.
• Účty a audit podle účelu: globální přihlášení a zabezpečení může sloužit vlastnímu účelu TOMBiT; obecní členství, přidělení práce a zaznamenání činnosti uživatele současně slouží správě obecních dat. Tyto role nejsou určeny názvem databázové tabulky. Konkrétní rozhraní určuje účel zpracování a smlouva s obcí.

Zpracování obecních dat musí upravovat DPA podle čl. 28 GDPR. Smlouva o zpracování osobních údajů se uzavírá s konkrétní obcí; tato informační stránka smlouvu nenahrazuje.

3. Jaké údaje aplikace skutečně eviduje

• Jméno, příjmení, e-mail, hash hesla, aktivita účtu, poslední přihlášení, členství a role v jednotlivých obcích.
• Žádosti a pozvánky: identifikace obce, jméno a funkce žadatele, kontaktní e-mail a mobil, potvrzení e-mailu, záznam ověření oprávnění, stavy a časové údaje, přijetí informace o zpracování.
• Objednávky a platby: fakturační údaje obce a kontaktní osoby, tarif, období, cenový snapshot, reference platby a dokladu, stavy úhrady a případných vratek. Aplikace neukládá čísla platebních karet.
• Obecní obsah: jména fyzických osob v ruční evidenci vlastníků, údaje o majetku a vlastnictví, uživatelské poznámky, soubory a fotografie, přiřazení osob k provozním záznamům či úkolům a historie změn. Další osobní údaje mohou vyplývat z obsahu vložených příloh; služba jejich oprávněnost automaticky neposuzuje.
• Provozní a bezpečnostní údaje: relace, čas požadavků, technické protokoly a audit důležitých změn s vazbou na uživatele a obec. Ochrana veřejných formulářů používá HMAC identifikátory odvozené mimo jiné od IP adresy a e-mailu; nejde tím automaticky o anonymní údaje. Provozní logy podléhají pravidlům provozu a nezbytnosti uchování.

Zdrojem jsou uživatelé a oprávněné osoby obcí a jejich práce v aplikaci. Katastrální a mapové podklady jsou odlišným zdrojem od ručně vložených vlastníků. Konkrétní zdroj obecních údajů a informační povinnost vůči dotčeným osobám určuje obec; případné zvláštní kategorie údajů a údaje o odsouzeních nejsou schváleným účelem služby.

4. Účely a právní důvody

TOMBiT zpracovává vlastní zákaznické a provozní údaje pro vyřízení zákaznického vztahu, vedení objednávek a účetnictví, ověření oprávnění a zabezpečení služby. Smluvním zákazníkem je obec; její zaměstnanci a kontaktní osoby se tím automaticky nestávají smluvními stranami. Případný souhlas musí mít samostatný účel a možnost odvolání; registrace není univerzálním souhlasem.

Pro obecní obsah právní důvody stanoví obec podle konkrétní evidence. TOMBiT jako zpracovatel nezískává obecný souhlas dotčených osob a nemá obecní data používat pro vlastní marketing ani jiné samostatné účely.

5. Příjemci, hosting a externí služby

Uvnitř aplikace vidí data oprávnění uživatelé dané obce podle rolí; SYSTEM_ADMIN má správu platformy. Pracovní balíčky se dodavatelům předávají ručně, nejde o automatický dodavatelský portál. Obec odpovídá za rozhodnutí, co a komu exportem nebo předáním zpřístupní.

Poskytování služby zahrnuje provoz databáze, souborového úložiště a technické infrastruktury. Zapojení dalších zpracovatelů obecních osobních údajů a podmínky jejich činnosti se vymezují v DPA s obcí. Z této informace neplyne záruka výhradního umístění dat v ČR ani povolení předávat údaje mimo EHP bez odpovídajícího právního základu.

Služba obsahuje integrace GoPay a Fakturoid, které zůstávají vypnuté. Při jejich budoucím spuštění bude GoPay dostávat potřebné údaje objednávky, částky a kontaktu a Fakturoid údaje odběratele a dokladu. Jejich zapojení se řídí skutečným účelem a příslušnými smluvními podmínkami; existence integrace sama neznamená předání údajů.

Prohlížeč může při používání map přímo načítat podklady ČÚZK a OpenStreetMap. Poskytovatel mapových podkladů tak může obdržet IP adresu a parametry mapového požadavku. Externí poskytovatel map není automaticky zpracovatelem obsahu obecních evidencí.

6. Uchování, dostupnost a odstranění

Podle obchodních podmínek má placené předplatné ochrannou lhůtu 14 kalendářních dní, pak režim pouze pro čtení. U spravovaných předplatných čtení a oprávněný export končí po 90 kalendářních dnech od konce platnosti, nikoli od konce ochrany. Trial trvá 14 × 24 hodin bez další ochrany. Stávající obce v režimu LEGACY se nepřevádějí automaticky.

Těchto 90 dní není dobou výmazu. Aplikace po této době neprovádí automatické smazání obecních dat. CSV evidencí a metadat a jednotlivé stažení souborů nejsou totéž co kompletní GDPR export nebo strojový výmaz všech kopií. Vrácení či odstranění údajů, výjimky založené na právní povinnosti a zacházení se zálohami se musí dohodnout v DPA a provozně zajistit; tato stránka neslibuje dosud nezavedený mechanismus.

Uchování zákaznických dat po ukončení smluvního vztahu trvá jen po nezbytnou dobu pro předání, případné obnovení služby a vypořádání vztahu, nejdéle 36 měsíců, pokud není dohodnuto jinak nebo právní předpis nevyžaduje odlišný postup. Nejde o plošný právní důvod držet všechny osobní údaje po celou tuto dobu. U obecních dat rozhodují také doložené pokyny obce a DPA; dřívější oprávněné vrácení či výmaz není vyloučeno.

Obec může během této doby požádat o zpřístupnění a předání nebo dřívější odstranění dat, nevyžaduje-li jejich uchování právo. Poskytovatel upozorní obec před plánovaným odstraněním a sdělí datum a způsob žádosti o předání. Odstranění z aktivních systémů a kopií se řídí DPA a příslušným retenčním cyklem záloh. Po blokaci běžného přístupu se předání řeší individuální žádostí; automatický přístup na 36 měsíců se nezavádí. Automatická obecní retence a automatický výmaz nejsou funkcí této verze aplikace.

Pro onboarding existuje samostatný nástroj pro omezenou anonymizaci žádostí a vyřazení tokenů/outbox payloadů. Jeho zápisový režim vyžaduje schválenou retenční konfiguraci a výslovné spuštění; výchozí stav ji neschvaluje. Expirace potvrzení e-mailu (48 hodin) a pozvánky (168 hodin) je dobou platnosti odkazu, nikoli automaticky dobou odstranění všech údajů.

Účty, žádosti, objednávky, doklady, audity, logy a kopie dat mají odlišné účely a požadavky na uchování. Rozsah dalšího uchování se posuzuje podle nezbytnosti, příslušných právních povinností a doložených pokynů; lhůta platnosti odkazu ani blokace účtu neznamenají výmaz všech souvisejících záznamů.

7. Zabezpečení a technické ukládání v prohlížeči

Aplikace používá serverové ověřování členství a rolí mezi obcemi, hashování hesel, CSRF ochranu formulářů, omezení zneužití veřejných formulářů a audit vybraných změn. Tokeny jsou ukládány jako hashe; obsah e-mailového outboxu se šifruje. Z toho neplyne šifrování celé databáze, všech dokumentů nebo záloh. Konkrétní opatření, dostupnost a podmínky obnovy se řídí skutečným provozem a smluvním ujednáním s obcí.

Aplikace používá relace a cookies pro přihlášení a technický stav; některé preference rozhraní ukládá do localStorage. Konfigurace přihlášení má expiraci 2 hodiny, což není doba uchování databázového účtu. Veřejné stránky této verze nepoužívají marketingové analytické skripty.

8. Vaše práva a kontakt

Podle okolností lze žádat přístup, opravu, výmaz nebo omezení zpracování, uplatnit námitku a při splnění zákonných podmínek přenositelnost. Práva mají zákonné podmínky a výjimky. Pokud je zpracování založeno na souhlasu, lze jej odvolat; tím není dotčena zákonnost předchozího zpracování.

U vlastního zpracování TOMBiT se obracejte na společnost na kontaktní stránce, případně na její poštovní adresu. U údajů v obecních evidencích se obracejte na příslušnou obec; TOMBiT žádost předá a poskytne součinnost podle DPA. Ověření totožnosti a oprávnění nesmí zpřístupnit data jiné obce. Vyřízení žádosti není v aplikaci implementováno jako samoobslužný GDPR portál.

Stížnost lze podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Produktový kontakt je info@obecnimapa.cz. Služba neprovádí automatizované rozhodování o fyzických osobách s právními nebo obdobně významnými účinky ani takové profilování.

9. Smluvní dokumenty

Tato informace souvisí s obchodními podmínkami a DPA. Zveřejnění informace nebo vzoru smlouvy samo neuzavírá smlouvu s konkrétní obcí ani nenahrazuje její informační povinnosti.